Subscribe to Drake Business Services Asia Japan
BDOに提供した内容
リスクマネジメントの重視
DBSJは、機密性の高い重要な顧客記録を扱うBDOに、最小限のリスクでサービスを提供しました。
ハイクオリティなチーム
BDOの既存パートナーであるDBSJは、直ちに優秀なチームを編成することができました。
プロジェクトのタイムライン
DBSJはBDOのために、すべてのプロジェクト成果を法的期限よりも大幅に前倒しで達成しました。
はじめに
DBSJはBDOと長年のパートナーシップを築いており、100人以上のメールルームオペレーターを管理し、市場をリードするDigital Hubメールルームオートメーションプラットフォームを導入して手動による取引のデジタル化を実現しています。
フィリピンの銀行を世界の記録管理基準に合わせるため、連邦反マネーロンダリング評議会は、新しいガイドラインを採択し、2022年11月までにすべての顧客記録のデジタル化を義務づけました。
顧客の機密記録を扱う必要があるため、コンプライアンスとデータプライバシーは極めて重要でした。BDOは、選択したベンダーが情報セキュリティを損なわないことを十分に確信する必要がありました。
課題
BDOは、期限を目前に控え、20年分の顧客記録をデジタル化するという重大な課題に直面しました。
DBSJでは、オーダーメイドのソリューションを開発するためのエンゲージメントセッションに続き、新たに雇用した50人以上のプロジェクトチームを迅速に編成し、トレーニングを実施しました。
また、コンプライアンスを重視し、社員一人ひとりの業務内容を事前に確認するためのシミュレーション研修など、目的に合わせた研修資料を作成しました。
当社のプロジェクトチームは、アーカイブ施設からのお客様の記録の回収、スキャン拠点への輸送、スキャン終了後の返却など、ロジスティクスをサポートしました。
当社の解決策
当社のチームは、記録された各ボックスが正しく処理され、漏れがないよう、終始管理することに努めました。
この管理業務には、入荷した箱の受け取りと記録、データベースと在庫管理、スキャンチームへの裏付け、アーカイブ施設へ戻る派遣管理などが含まれています。
DBSJは、既存の知識と専門性を活用し、BDOのメールルームチームから一時的に人員を再配置し、輸送コントローラーやセントラルサイトレシーバーといった重要な役割を担わせました。また、クライアントのリスクを軽減するため、DBSJは複数の役割を持つチームをクロストレーニングし、リソースの必要性に応じてスタッフを迅速に再配置できるようにしました。
成果
DBSJは、プロジェクトの進捗を監視するため、プロセスマッピング活動を行い、ギャップを特定し、プロセス改善を提案しました。監査報告書が提出され、BDOのマネジメントチームと協議し、さらなる対策を講じました。
プロジェクト期間中、合計で26,000箱以上の記録を無事に処理することができました。
BDOは、当社のパートナーシップの結果として、11月の期限よりもかなり早く目的を達成することができ、新たな法的要件に対応することを保証しました。