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One Farrer Placeに提供した内容
Digital Hubテクノロジー
SPSとDigital Hubソリューションの両方の技術を導入し、オペレーションを自動化しました。
セキュリティ＆コンプライアンス
コンプライアンスを重視したサービスを提供し、疑わしいものを丁寧に選別して切り分けます 。
ハイレベルなサービス
ビルの一流クライアントのために、顧客サービスに重点を置いたハイレベルなサービスを提供しています。
はじめに
マネージドサービスを成功させるには、人、プロセス、テクノロジーを適切に調整する必要があります。例えば、シドニーにあるOne Farrer Placeは、法律、金融、保険などさまざまな業種の企業が入居している複合オフィスですが、当社はこの3つの要素をうまく組み合わせて、メールルームサービスを実現しています。
ドレイク・ビジネス・サービシズ・ジャパンは、大手プリントベンダーとの協業により、このビルのマネージドサービスプロバイダーとして選ばれています。
大半のテナントは「基本サービス」契約に基づいてサービスを提供していますが、大規模なテナントのひとつである世界的に有名な法律事務所には、別途「プレミアムサービス」契約も提供しています。
課題
One Farrer Placeで管理するサービスの注目度が高いため、さまざまな課題があります。
「プレミアム」サービスでは、非常に高い水準のセキュリティコンプライアンスを維持しています。そのため、受信した郵便物に潜在的な脅威がないかどうかをチェックし、すべての小包を徹底的に検品しています。
信頼性を第一に、毎日4回、ビルの各テナントへのメール配信を行うなど、きっちりとしたスケジュールでサービスを提供しています。
さらに、委託先のプリントベンダーと緊密に連携し、サービスが彼らの品質基準に適合していることを確認しています。
弊社の解決策
当社は、現地のオペレーション・マネージャーが監督する熟練したメールルームの専門家チームを率いて、合理的なプロセスと最先端のテクノロジーを組み合わせたサービスを提供しています。当社のアプローチには、SPSのiTrakとuBookというソリューションを使って、受信アイテムのトラッキングと送信クーリエの管理を行い、これらの手順を簡略化・自動化しています。現在、サービスレベルを向上させるため、テクノロジーソリューションを社内のDigital Hubシステムに移行しているところです。
当社は、極めて優れたレベルのサービスを一貫して実現させるために、新規に改善行動計画の日程を組み、継続してこれに取り組んでいるところです。さらに、十分にトレーニングを受けているバックアップスタッフを配置し、予想されるスタッフの不足を補い、当社の高品質のサービス実現の維持に役立てています。
結果
ドレイク・ビジネス・サービシズ・ジャパンは、2015年の契約開始以来、お客様に追加コストを課すことなく、当初のオペレーションを4倍に拡大し、類まれな成果を上げてきました。これは、継続的にオペレーションを洗練させ、セキュリティ対策やコンプライアンスを向上させ、変化するクライアントのニーズに合わせてサービスを適応させることで達成したものです。
長年にわたり、コスト削減とサービスレベルの向上を実現し、お客様の満足度に大きく貢献することができました。このような実績が評価され、さらに5年間の契約更新が実現したことは、当社の卓越したコミットメントとお客様にもたらす価値の証です。
当社の努力により、当社は、マネージドメールルームサービスにおいて、信頼できるパートナーとしての地位を確立しました。